本文提示外貿(mào)企業(yè)如果存在未按規(guī)定進行單證備案的情形，相關出口業(yè)務適用免稅政策。不僅退不了稅，主管稅務機關還會予以處罰。所以，外貿(mào)企業(yè)趕快重視起來管理好備案單證吧，不要因小失大。
一、備案單證如何進行管理
根據(jù)《國家稅務總局關于發(fā)布<出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法>的公告》（國家稅務總局2012年第24號公告）第八條第（四）項規(guī)定，出口企業(yè)應在申報出口退（免）稅后15日內(nèi)，將所申報退（免）稅貨物的下列單證，按申報退（免）稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，注明備案單證存放地點，以備主管稅務機關核查。
1．外貿(mào)企業(yè)購貨合同、生產(chǎn)企業(yè)收購非自產(chǎn)貨物出口的購貨合同，包括一筆購銷合同下簽訂的補充合同等；
2．出口貨物裝貨單；
3．出口貨物運輸單據(jù)（包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據(jù)、郵政收據(jù)等承運人出具的貨物單據(jù)，以及出口企業(yè)承付運費的國內(nèi)運輸單證）。
若有無法取得上述原始單證情況的，出口企業(yè)可用具有相似內(nèi)容或作用的其他單證進行單證備案。除另有規(guī)定外，備案單證由出口企業(yè)存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。
視同出口貨物及對外提供修理修配勞務不實行備案單證管理。
需要提醒的是，一些外貿(mào)企業(yè)因不熟悉規(guī)定，誤將裝箱單（Packing List）當做裝貨單進行單證備案。還有一些外貿(mào)企業(yè)在承付國內(nèi)運費的情況下，并沒有意識到應該將相關承付運費的國內(nèi)運輸單證納入備案單證管理。
二、如果未按規(guī)定進行單證備案，會產(chǎn)生什么后果？
（一）適用免稅政策
根據(jù)《國家稅務總局關于<出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法>有關問題的公告》（國家稅務總局2013年第12號公告）第五條第（八）項規(guī)定：
“出口企業(yè)或其他單位未按規(guī)定進行單證備案（因出口貨物的成交方式特性，企業(yè)沒有有關備案單證的情況除外）的出口貨物，不得申報退（免）稅，適用免稅政策。已申報退（免）稅的，應用負數(shù)申報沖減原申報。”
（二）主管稅務機關予以處罰
根據(jù)《國家稅務總局關于發(fā)布<出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法>的公告》（國家稅務總局2012年第24號公告）第十三條第（一）項第2目規(guī)定，出口企業(yè)和其他單位有下列行為之一的，主管稅務機關應按照《中華人民共和國稅收征收管理法》第六十條規(guī)定予以處罰。
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2．未按規(guī)定裝訂、存放和保管備案單證的。
因此，如果外貿(mào)企業(yè)存在未按規(guī)定進行單證備案的情形，相關出口業(yè)務適用免稅政策。不僅退不了稅，主管稅務機關還會予以處罰。所以，外貿(mào)企業(yè)趕快重視起來管理好備案單證吧，不要因小失大。
